Waterdichte procedures?
Soms krijg je vreemde vragen bij een sollicitatie.
Jaren geleden solliciteerde ik bij een bank naar de functie van leerling-programmeur. Voor mijn -toen drie jaar oude- zoon had ik al een plekje gevonden op de plaatselijke crèche. Met een vriendin had ik afgesproken dat zij hem op zou vangen, mocht hij eens een dagje ziek zijn.
Dat was wel prettig, want ik had zelf al bedacht dat vrij nemen niet zo makkelijk was. De functie leerling-programmeur was feitelijk een opleiding. Een dag overslaan zou me op achterstand brengen.
De sollicitatie bestond uit een speciale test en een gesprek.
Uit de meegeleverde gegevens konden mijn gesprekspartners zien dat ze te maken hadden met een getrouwde vrouw en moeder.
Wat mijn man er van vond, dat ik ging werken. Ja echt, zulke vragen werden vijfendertig jaar geleden nog gesteld.
Maar op de volgende vraag was ik helemaal niet voorbereid: wat ik zou doen als mijn zoontje langdurig, zeg een halfjaar, ziek werd. Naïef en eager als ik was heb ik nog gewoon antwoord gegeve
n. Dat ik iets had afgesproken met een vriendin. Dat zij hem dan zou opvangen.
Maar die afspraak was natuurlijk voor een dagje, niet voor een halfjaar.
Wat ik in dat geval zou doen, dat wist ik niet. De vraag was of ik het wel kon weten. Hoe ziek zou hij zijn? Zou ik niet in paniek zijn en alleen al daardoor niet kunnen werken? Zou hij in het ziekenhuis zijn of thuis? En wat als niet mijn zoontje, maar mijn man of ikzelf ziek werd? Of ons huis zou afbranden?
Allemaal calamiteiten die zouden kunnen gebeuren, maar waar ik me niet echt op kon voorbereiden.
Bij het maken van procedures en afspraken voor beheer zie ik dit regelmatig terugkomen. Het streven om waterdichte afspraken te maken voor het geval er een calamiteit zal zijn.
Voor de ‘reguliere incidenten’ is het uiteraard zinvol en handig om vast te leggen hoe men ze kan afhandelen.
Maar is het ook zinvol en handig bij de grote calamiteiten? Kun je je echt voorbereiden met uitgebreide procedures en afspraken op gebeurtenissen die hopelijk nooit plaatsvinden? Zoals een brand, uitzonderlijk noodweer, een crash van een belangrijk onderdeel in de infrastructuur of gewoon een paar op elkaar gestapelde menselijke fouten met rampzalige gevolgen.
Iemand zal de regie moeten nemen bij een calamiteit. Maar wie is dat? Dat hangt van de calamiteit af. Is het een crash van een server of een brand op een gebruikersafdeling. In het eerste geval kun je de IT-manager aanwijzen als verantwoordelijke, maar in het tweede geval is de manager van de getroffen afdeling wellicht een betere keus.
Hoe zinvol is het om voor alle mogelijke calamiteiten uit te zoeken en vast te leggen wie dit is? De directeur is uiteraard eindverantwoordelijk. Maar wat als die nu net is uitgevallen?
De ene calamiteit is de andere niet. Wat en wie je nodig hebt om de calamiteit op te lossen en de gevolgen op te ruimen zal per keer verschillen.
Dat vastleggen in uitgebreide en gedetailleerde procedures en afspraken heeft niet veel zin... het kost vooral veel tijd... en geld.
Waarom zou je je tijd verdoen met vastleggen van afspraken voor gebeurtenissen die wellicht niet gebeuren of, als ze wel gebeuren, net anders uitpakken dan je van tevoren bedacht had.
Zorg dat iedereen in de organisatie weet wat te doen en wat niet te doen in geval van een calamiteit. Dat medewerkers zelfstandig genoeg zijn om hun eigen verantwoordelijkheid te nemen en oplossingen te zoeken.
En oefen dat van tijd tot tijd. En laat daarbij ook een keer de directeur van de organisatie uitvallen.
Ik werd trouwens aangenomen bij de bank en volgde de opleiding tot programmeur. Mijn start in de wereld van ICT. Daar ben ik de bank nog altijd dankbaar voor.
En mijn zoontje is gedurende de hele opleiding geen dag ziek geweest.
